La gestion du temps peut être définie comme l’action de planifier efficacement ses journées de travail afin d’améliorer constamment sa productivité. Avez-vous besoin de vous débarrasser de cette anxiété qui vous torture parce que vous n’avez pas pu faire cette tâche que vous devez effectuer ? Souhaitez-vous propulser votre productivité jusqu’à 2000 % pour rester toujours efficace et rapide ? Savoir gérer votre temps peut vous y aider énormément.
Que vous soyez entrepreneur, salarié, freelance ou encore étudiant vous trouverez dans cet article des techniques de gestion du temps pour bien gérer votre temps et améliorer votre productivité. Prêt à vous lancer, c’est parti !
Les principes de base de la gestion du temps
Savoir gérer votre temps n’est pas un aspect magique, ni une formule de miracle, c’est une affaire d’organisation et de discipline. Il est important de connaître les principes de base, car ce sont ceux-là qui vont vous aider à ne pas abandonner et à suivre convenablement votre planning pour améliorer votre productivité.
1. Établissement des objectifs clairs et SMART
Les objectifs ont pour rôle de nous guider suivant une feuille de route solide et d’avoir en vision ce que l’on veut atteindre. Définir vos objectifs, vont vous permettre de savoir où vous aller et de suivre la procédure pour réussir.
Pour cela, posez-vous des questions comme :
- Pourquoi je veux bien gérer mon temps ?
- Quelles sont les choses que je n’arrive pas à faire maintenant et dont je veux pouvoir faire ?
- Quelle est la chose qui me prend plus de temps et dont je veux réaliser avec moins de temps mais avec la même qualité ou supérieure ?
- Quand est-ce que je saurai que j’ai réussi à bien gérer mon temps ?
La définition de vos objectifs est très importante pour rester concentré, motivé et ne pas abandonner en cours de chemin. Par ailleurs, il faut savoir définir vos objectifs, c’est-à-dire qu’il faut définir des objectifs SMART.
SMART veut dire, Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporellement défini. Vos objectifs doivent respecter ces cinq points pour être efficace et solide.
2. Planification et organisation du temps
Après la définition de vos objectifs, vient à présent la planification et l’organisation de votre temps. Il s’agira pour vous de faire une liste des tâches à réaliser : écrire un courriel, prendre un rendez-vous, révisez mathématiques, rédiger un article, rédiger une page de vente, etc. Lister tout ce qui vous vient à l’esprit sans chercher à les classer.
Après avoir fait une liste des tâches à réaliser, il sera plus facile d’organiser votre temps pour les réaliser. Quelles tâches sont les plus urgents ? Classez-les en premier, et s’il y en a qui peut se faire en 2 min, faites-le sur l’instant sans attendre.
En fonction de la priorité et de l’urgence, vous pouvez classer vos tâches et organiser votre temps pour le réaliser. Trouvez les horaires de la journée où vous êtes le plus productif (moi par exemple, je travaille plus rapidement le matin quand je me lève ou le soir à partir de 20 h) et effectuez les tâches urgentes.
Les tâches secondaires, vous pourrez les effectuer pendant la journée ou programmer pour un nouvel jour ou déléguer. Pour faire correctement ce travail, vous pouvez utiliser la loi de Pareto : 20 % de votre travail produit 80 % de résultats et 80 % de votre travail produit 20 % de résultats.
Trouvez les 20 % du travail qui produit 80 % de résultats et effectuez-les plus rapidement. Les 80 % produisant 20 % de résultats, vous pouvez les programmer pour les effectuer plus tard. Si ces travaux vous permettent la mobilité pendant l’exécution de la tâche, vous pourrez les effectuer par exemple durant vos temps passifs : dans les transports en communs, les pauses Café, les attentes à la banque, etc.
Par exemple, vous voulez lire un livre ? Lisez-le durant vos transports ou durant les pauses. Vous voulez écouter un podcast dans votre domaine d’activité ou votre business en ligne ? Vous pouvez aussi l’écouter dans les transports, les attentes à la banque, etc.
3. Élimination des distractions et gestion des interruptions
Les distractions et les interruptions sont les choses qui peuvent vous faire perdre du temps et vous empêcher de réaliser votre tâche à temps. Si vous voulez bien gérer votre temps, vous devez savoir éviter les distractions, que ce soit avec vos amis, vos proches ou votre famille. Je ne dis pas que vous devez arrêter de vous amuser mais vous devez le faire pendant vos temps libres et au moment où vous devez travailler, travaillez.
Faites savoir à vos proches que vous travaillez à tel jour à partir d’une heure et que vous allez finir 2 h, 3 h ou 4 h plus tard. Cela dépendra de votre programme et votre capacité à rester longtemps concentré. En prenant le temps d’informer vos amis et proches, vous pourrez éviter les distractions et les interruptions.
Pendant que vous travaillez, bloquer toutes les notifications de votre téléphone. Mettez-le en mode « Ne pas déranger ». Mais surtout, n’oubliez pas de l’enlever après le travail pour ne pas manquer des appels. Bloquez les notifications aussi sur votre ordinateur, plongez-vous à fond dans votre travail et finissez.
4. Utilisation efficace des outils et des technologies dans la gestion du temps
Enfin les outils numériques peuvent être extrêmement intéressants pour bien gérer votre temps. Ils vous permettent de définir ce que vous devez faire et vous rappelle de façon permanente à quel moment et à quelle heure vous devez le faire.
Les outils comme Asana, Google Agenda, Google Tasks et Trello sont extrêmement intéressants pour bien gérer son temps. Testez les outils et choisissez ce qui vous correspond le mieux.
Des méthodes éprouvées pour gérer son temps efficacement
5. La technique Pomodoro pour la concentration et la productivité
Cette méthode a été mise en place par Francesco Cirillo dans les années 80, et consiste à travailler pendant 25 min et prendre une pause de 5 min. Après un cycle de 4 tours, faire 15 min de repos et recommencer un nouveau cycle s’il le faut.
L’idée, c’est qu’il est contre-productif de rester concentré un long moment. Donc pour bien travailler, être efficace et rester concentré durant un long moment, il faut donner une pause au cerveau entre deux tâches. Cette méthode marche pour certains cas de situations mais ne marche pas pour d’autres.
Pour mon cas, je l’utilise dans des tâches sur lesquelles je peux me permettre d’avoir des interruptions et je définis 30 min de travail et 5 min de pause. L’idéal pour vous sera donc de tester et d’adapter à votre situation.
Voici un lien pour tester la méthode : https://pomodoro-tracker.com/
6. La matrice d’Eisenhower pour la gestion des priorités
Célèbre méthode inventée par Dwight David Eisenhower, elle permet de prioriser ses tâches et de savoir prendre une décision. C’est une méthode qui présente un tableau avec 4 cadrans :
- Cadran 1 : Tâches importantes et urgentes
- Cadran 2 : Tâches importantes et non urgentes
- Cadran 3 : Tâches non importantes et urgentes
- Cadran 4 : Tâches non importantes et non urgentes
Pour réussir à prioriser vos tâches selon la matrice d’Eisenhower, vous devez vous poser 2 questions : est-ce que cette tâche est urgente ? (est-ce que je peux le faire dans 2, ou 3 jours voire une semaine ?) ; est-ce que cette tâche est importante ? (est-ce que c’est grave si je ne le fais pas ?). En fonction des réponses à ces questions, voici le plan d’action à suivre :
- Urgentes et importantes : les 1ère tâches à effectuer
- Urgentes et non importantes : les 2e tâches à effectuer ou déléguer
- Non urgentes et importantes : programmer pour plus tard
- Non urgentes et non importantes : supprimer de la liste des tâches à effectuer, ne le faites pas
Si vous suivez bien ces principes, la matrice d’Eisenhower peut vous aider à gérer efficacement votre temps et gagner en productivité.
7. La méthode Getting Things Done (GTD) pour la gestion du temps
La méthode GTD pour Getting Things Done a été inventé par David Allen, consultant en management et spécialiste de la productivité. Elle permet en 5 points de planifier et d’organiser son temps pour bien effectuer ses tâches.
- Collecter : énumération de toutes les tâches à effectuer
- Traiter : planification selon les degrés de priorité et d’importance
- Organiser : planification de son temps pour l’exécution des tâches
- Réviser : suivre l’état d’avancement des tâches à effectuer
- Agir : exécution du planning établi dans les points précédents
La méthode GTD peut vous permettre de gagner efficacement en temps et améliorer votre productivité, mais seulement si vous suivez exactement les règles définies. Alors ne laissez rien au hasard, et faites-les dans les normes. Pour en découvrir plus sur cette méthode, je vous invite à lire cet article de Ionos.
8. Trouvez vos moments de Deep Work
Une des méthodes que j’utilise surtout pour timeboxer correctement ma journée est celle-là. En effet, les moments de Deep Work sont les moments où vous êtes le plus productif et que vous êtes aptes à tout faire.
Le plus intéressant ici est que non seulement vous trouvez vos moments de Deep Work, mais vous profitez pour tirer des liens entre vos tâches et les faire en bloc pour ne pas oublier l’un et laisser l’autre.
Par exemple, vous pouvez trouver un moment de 3h ou 4h dans la journée où vous faites toutes vos tâches importantes. Trouvez vos moments de Deep Work ainsi que les tâches entre lesquels vous pouvez établir une relation pour les faire ensemble, ensuite mettez-vous au travail, agissez pour obtenir des résultats
Astuces supplémentaires pour améliorer la gestion du temps
Croyez-moi, vous avez toutes les solutions pour améliorer votre productivité et l’exploser à 2000%. Néanmoins, voici quelques astuces supplémentaires très intéressantes que vous pourrez ajouter à votre arc pour gérer efficacement votre temps.
9. Apprenez à dire non et déléguez
Savoir dire “non” est une clé essentielle pour une gestion efficace du temps. Souvent, nous avons tendance à tout accepter et à vouloir tout faire sans oublier que cela peut conduire à une surcharge et à une perte de productivité.
Je sais qu’il peut être difficile de dire non à quelqu’un de proche ou bien à son patron, mais on peut répondre non sans prononcer le mot “non”. Il est important de prioriser ses activités en fonction de leur importance et de leur impact réel.
Si une tâche n’est pas essentielle ou ne contribue pas à vos objectifs, si on vous a imposé une manière de faire, qui selon vous est contre-productif, n’hésitez pas à la refuser de manière courtoise. Donnez votre point de vue ou montrez à la personne comment elle peut le faire elle-même et rapidement.
Si une tâche n’est pas en lien avec vos compétences et qu’on vous le confie, pensez à refuser ou à déléguer. De cette manière, vous pourrez vous concentrer sur les activités qui vous apportent le plus de valeur et qui vous permet d’optimiser votre temps de travail.
10. Évitez la procrastination et cultivez la discipline
La procrastination est l’ennemi de la gestion efficace du temps. Pour éviter de remettre les tâches à plus tard, il est important de cultiver la discipline et de prendre des mesures pour rester concentré sur les tâches à accomplir.
Une astuce consiste à utiliser des techniques de gestion du temps, telles que la méthode Pomodoro. Cela permet de rester concentré et d’optimiser sa productivité. De plus, établir des objectifs clairs et spécifiques, ainsi que créer un planning quotidien ou hebdomadaire, peut aider à maintenir le cap et à éviter les distractions.
11. Prendre des pauses régulières pour maintenir l’énergie et la concentration
Il peut sembler contre-intuitif de prendre des pauses régulières lorsqu’on essaie de gérer son temps, mais ces pauses sont en réalité essentielles pour maintenir son énergie et sa concentration tout au long de la journée.
Des recherches ont montré que, travailler de manière continue pendant de longues périodes peut entraîner une diminution de la productivité et de la créativité. Il est donc recommandé de prendre de courtes pauses toutes les heures environ, durant lesquelles vous pouvez vous étirer, faire une promenade rapide ou simplement vous reposer.
Ces pauses permettent de recharger vos batteries mentales et physiques, ce qui vous permettra de travailler de manière plus efficace lorsque vous serez de retour devant votre tâche.
11.5. Équilibrez votre vie professionnelle et vie personnelle pour éviter le burn-out
Le burn-out ou (burnout) est un état d’épuisement physique, émotionnel et mental. C’est un ensemble de réactions à des situations de stress professionnel chronique suite à la dégradation du rapport qu’une personne a avec son travail.
Une bonne gestion du temps ne se limite pas seulement à l’efficacité professionnelle, mais comprend également l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle. En effet, une journée est composée de 24h de temps. Une gestion efficiente du temps sera peut être de consacrer 8h de temps pour le repos, 8h de temps pour la famille et 8h de temps pour le travail.
En effet, la santé mentale et la bonne humeur sont des sources de productivité que vous devez exploiter. Passez du temps avec votre famille et équilibrez l’équation vie professionnelle et vie personnelle. En effet, cela vous permettra d’être épanoui et en mesure de gérer efficacement votre temps dans toutes les sphères de votre vie.
En mettant en pratique ces astuces supplémentaires, vous pouvez améliorer votre méthode de gestion du temps, accroître votre productivité et réduire le stress lié aux échéances et aux charges de travail. L’apprentissage de la discipline, savoir dire non et déléguer, la prise de pauses régulières et l’équilibre entre la vie professionnelle et personnelle sont des éléments clés pour optimiser votre temps et vous permettre d’atteindre vos objectifs avec sérénité.
Conclusion
La gestion du temps est importante dans toutes les équations de la vie humaine. Que ce soit pour un travail professionnel ou personnel, savoir gérer son temps est indispensable pour améliorer sa productivité afin de gagner en temps.
Une bonne gestion du temps, vous permet d’avoir des heures de repos, de finir vite vos tâches et de profiter de vos vacances. Imaginez donc une vie dans laquelle vous arrivez à finir vos tâches dans le délai imparti, de profiter pleinement de votre vie de famille, ou simplement d’améliorer vos notes à l’école.
Tout cela serait seulement possible si vous mettez en pratique les concepts que nous venons de voir. Utilisez quelques méthodes, testez les différentes approches. N’oubliez pas de venir nous raconter comment vous avez su gérer cette équation de votre vie après la lecture de cet article.
Partagez avec nous vos expériences sur la gestion du temps. Quelles sont les méthodes que vous utilisiez auparavant ? Comment vous arrivez à suivre le rythme sans abandonner ?
